大型房地产集团公司协同管理平台建设案例

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一.建设单位简介
    安徽江海集团成立于2003年,扎根全椒发展已有18年,主营房地产投资、经营及开发,涉及商业运营管理、商业管理,文化旅游产业,文化艺术等多个产业。
    集团旗下设有安徽江海投资置业有限公司、全椒县儒林物业管理有限公司、江苏省江之海投资发展有限公司、安徽灵璧江海业有限公司、溧阳市江海投资管理有限公司、安徽江之海商业管理有限公司、安徽江海生态旅游发展有限公司等多个公司,经营包括房地产、物业管理、酒店、装饰工程、农业、文化旅游产业、运输等多个行业,江海投资集团对外投资13家公司。 
 
    江海集团汇聚了大批高级管理人员和高级技术人员,干部职工队伍业务熟练、技术精湛,具有丰富的地产、商业、物业、文旅等投资建设运营经验,集团现有员工500多人。 
集团自成立以来获得了诸多荣誉:首届安徽十大强省品牌、首届安徽房地产行业十大重点推广品牌、安徽民营纳税百强企业、滁州市房地产开发十强企业、房地产开发先进企业、滁州市工商联系统优秀民营企业等。 
通达OA成功案例
 
二、项目建设背景
    随着公司向集团化转变,集团的运作是以项目为中心的,一个项目从开始到结束经常需要几年的时间,涉及公司几乎所有的部门,部门间的协同与沟通,以及在此基础上的整合提升能力,是房地产企业实施信息化的一个非凡要求。
    普通的OA系统已经满足不了单一的组织架构需求,集团OA项目的建设目标就是为集团以及其下属单位(江海置业、文旅、酒店、物业等)构建一体化多层级全方位的办公协同系统。
 
三、项目建设目标
1、流程审批平台
  可以实现工作流程的自动化。通过OA中的流程管理,就能实现工作流程的流程规范化、标准化,提升单位整体执行力。在单位制度的要求下,通过工作流程的图形化和表格化的操作模式,为所有员工提供更清晰的运作流程,从而减少由于人为理解原因而造成制度的不流畅运作,继而提高制度的执行效果。同时管理流程执行过程中,每个环节、人员出现工作滞留,都会被系统真实的记录和反映,通过工作监控,实现流程的催办。通过对系统的流程数据分析,最终达到优化流程的目的,提高企业协同工作的效率。。
2、信息发布平台
  为集团的信息发布、交流提供一个有效的场所,使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播,使员工能够了解企业的发展动态。
3、即时通讯平台
  内部电子邮件系统和集团范围内的聊天、群组系统,使企业内部通信与信息交流快捷流畅,可以做到子公司内部群聊,跨公司群聊。
4、知识共享平台
  打破知识文档分散存储在不同的员工、不同的部门、不同公司,根据权限统一管理公司/集团所有的知识文档,沉淀日常工作产生的工作成果并在合理范围内进行共享,提高内部工作经验的分享,改进企业的创新能力、快速响应能力,提高生产效率和员工的技能素质,避免员工流动带来的企业知识流失,减少企业管理和培训成本。
5、行政办公平台
  实现对单位的办公用品、日程计划、会议室的管理。
6、移动办公平台
  基于公司移动办公的需要,实现手机网上审批(app、微信审批)、远程异地办公的功能。移动办公改变了传统的集中办公室的办公方式,扩大了办公区域,用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。
7、合同管理平台
   合同管理以合同审批流程分析为基础、合同跟踪表、合同,从企业内控和风险管理的视角进行合同管理的分析,形成合同管理的生命周期并最终落实在合同管理各个环节的管控中。其目标在于实现合同在互联网上就可以进行起草申报、审查审批、签订管理、履行管理、数据统计分析等功能。
8、费用管控平台
  费用预算是集团为控制支出成本而做的成本预算。一般事先做好计划,然后严格按预算执行,如果有超出,则需要特别的流程进行审批。事后对预算和执行情况进行对比研究分析,为下一预算提供科学依据。好的费用预算和好的执行必须有一套良好的系统支撑,提供预算编制、审批、费用审批控制、事后的报表分析、支持松紧预算,特殊流程审批等等。

四、项目建设成果
4.1:建设业务协同流程审批平台
  传统的流程管理中,审批工作要经过层层上报,但是每个环节做了什么事、产生了什么结果、传递了什么信息,流程的相关审批人却无法准确的获知,导致组织成员对流程不认可、甚至不愿意接收规范化的流程管理。
OA系统将流程管理与协同办公相结合,使集团员工不仅可以通过流程管理完成各项事务的审批办理工作,还可以随时获知流程的办理情况,催办获知撤销流程、发起新的流程。
同时管理流程执行过程中,每个环节、人员出现工作滞留,都会被系统真实的记录和反映,通过工作监控,实现流程的催办。通过对系统的流程数据分析,最终达到优化流程的目的,提高企业协同工作的效率。
通达OA业务协同流程清单1
分支机构部分流程清单:
通达OA业务协同流程清单2

系统能够结合实际复杂的管理场景,智能且高效的实现自动流程走向:

通达OA系统可视化流程

4.2:合同管理平台
  合同监控难:集团合同数目多。不同合同有不同管理要求,传统方式下,合同管理整个过程难以有效达到规范管理的目的,审批周期长,执行过程也难以监控。
合同提醒难:合同进度、收款等关键节点的提醒管理,这些是目前纸质合同管理和excel合同报表存在一大硬伤。
合同汇总难:客户基本信息存放在不同的文档中,采用手工或EXCEL管理时,由于不同部门的数据格式不统一,合同信息采集也不能够及时继续,汇总工作需要耗费大量时间统计还不一定准确。对于领导的决策时间有一定的影响。
   该模块完美的解决了合同跟踪、审批、提醒、统计等难题。该模块由:合同审批单、合同审批补充协议单、合同变更、解除、终止审批单、合同动态跟踪单、合同付款月计划单、合同付款审批单、合同统计表等组成。

4.2.1合同管理平台-合同审批单
  该表单根据集团业务流程设置对应领导审批,审批以后相关要素不允许修改,只有通过审批的合同金额才能进行统计生效。
通达OA合同管理系统

4.2.2合同管理平台-合同审批补充协议单
  该表单指在原来的合同不变的情况下进行补充的协议,可以关联之前的原合同,方便后续审批领导进行查看。
通达OA合同审批

4.2.3合同管理平台-合同变更、解除、终止审批单
  该表单记录了合同变更、解除、终止的值,从而兼顾了合同变更过程的严谨和自动性,关联结果做到了有据可查,权责明晰。
通达OA流程审批合同变更和解除

4.2.4合同管理平台-合同动态跟踪单
  该表单记录合同进度,方便领导随时了解合同执行动态,方便领导调整进度,为进一步计划安排做依据。
通达OA合同管理动态跟踪

4.2.5合同管理平台-合同付款月计划单
  该表单记录上月付款情况以及本月付款计划,由合同跟踪人来进行发起,方便领导查看付款进度,为付款计划安排做依据。

通达OA合同管理付款计划

 
 
4.2.6合同管理平台-合同付款审批单
  该表单实现了合同付款审批,关联合同付款月计划,如果付款没报月计划,则不能发起付款审批单。
通达OA合同付款审批

4.2.7合同管理平台-合同统计表
  从不同的角度对系统数据进行分析,多样化的统计方式,自定义统计条件。
通达OA合同付款查询表

通达OA合同付款查询表

4.3:费用管控平台
  长期以来,房地产企业因为行业的高利润,一般都不是十分的关注成本管理,在当前房地产政策的形势下,由于政府行为日益规范、市场竞争加剧,加强成本控制管理成为了房地产企业修炼内功、提升竞争力的必修课。
为了帮助企业有效的进行费用管控,在预算中真正做到明确事前、事中控制、过程预警,并为企业提供及时准确的数据进行决策支持。使企业在费用预算中的精确管理能够落实到位,从而帮助企业在日益激烈的竞争中获得更高的核心竞争力。
  该模块以“协同控制”为核心,从费用申请开始,到每一步费用的审批,有效区分超支费用、预算外费用,重点把握并尽量减少超支和杜绝预算外费用的发生,在费用报销时,秉承要报销必须先申请,严格控制报销金额超出的现象,从而从整体上有效把控费用的开销,帮助企业的费用控制从“粗放式管理”转变为“精确式管理”。
费用管控平台分为:预算管理、报销管理、统计分析三大模块。
 
4.3.1费用管控平台-预算管理
  预算填(预算编制)报表: 
1、 预算编制可以灵活定义预算项目,可以为不同的预算项目指定不同的编制口径(按部门+人员任意组合)。可以灵活定义各费用管理类与预算项目的对应关系,并在费用单据录入时自动匹配找到预算项目。
2、用户可以在Excel表中先行编制预算再导入到费用预算单中。
3、支持预算调整,可以调增,也可以调减。
通达OA预算填报
4.3.2费用管控平台-报销管理
报销单: 
可以关联出差申请单来进行费用报销,也可以单独进行费用报销。选择费用科目编号自动带出费用科目,然后填写报销金额,如果报销超支则给出超支提示,超出报销,则要填写费用增额表。下面附件区支持上传多个附件。
打印:可以设置打印模板,打印模板可以自定义。
通达OA预算管理与报销

4.3.3费用管控平台-统计分析
  统计分析: 
  分析是对企业一段时期内整体运营及财务状况的分析,随着全面管理的逐渐推广,分析与预算管理的结合也愈加紧密。通过费用报销统计分析,不仅能掌握预算的执行情况,反映预算管理的效果,而且能进一步揭示预算管理中存在的种种不足,促进管理层采取措施及时调整,不断提高预算管理水平。
 统计分析分为预算分析统计、费用报销统计、部门费用占比分析、年度费用占比分析等。
通达OA预算管理分析

通达OA预算管理统计

通达OA预算费用占比

五、项目总结
 
    通达协同深度结合江海集团的发展实际,凭借丰富的大型房地产集团企业的实施服务经验,在灵活的建模、集成、流程、门户等功能作用下为江海集团整合资源、业务流程,在数字化、平台化的管理环境下提升企业整体运转效能。
    通过实施通达OA协同管理平台实现了高效的管理,具体表现为:
1、使集团内部的信息壁垒被彻底打通,各部门随时协作、沟通,从而降低出错率;
2、江海集团协同办公一体化解决方案实现对外信息发布,对内业务管理的同时保证了信息的实时性、有效性和统一性;
3、将江海集团下属各企业人员从繁琐的重复性劳动中解放出来,通过协同流程将企业的内外部资源链接起来;
4、基于协同管理的先进思想与理念,将企业相关的各个要素(人、财、物等)关联在一个统一的平台上进行集中管理,从而实现了企业信息的结构化、有序化与个性化,能够真正的帮助企业实现管理和业务的进一步统一提升。
产品价值方面,通达协同新版本的OA系统为江海集团开启了全新的智慧办公体验:新版V11系统在兼容性与稳定性方面均有大幅提升;同时,此次升级还优化了各大应用模块的系统响应速度;实现web负载均衡部署,有效缓解web服务器的压力,提升了系统的相应承载能力;数据库高可用解决方案为用户提供数据服务节点异常自动切换功能,有效避免线上业务断线风险,实现异地自动备份数据库文件,藉此大幅提升数据的安全性和高可用性。
    通达OA协同办公平台能够很好地满足集团型企业因组织扩张而带来的对系统性能与稳定性的要求,为大型集团组织能够快速适应未来数字经济业务变化提供便利。
 

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