深圳市鹏劳人力资源管理有限公司项目案例

作者:通达信科品牌战略部整理

企业介绍:

公司名称:深圳市鹏劳人力资源管理有限公司

成立时间:1998年5月7日

公司人数:150

年销售额:800万(利润)

公司简介:

深圳市鹏劳人力资源管理有限公司成立于1998年5月,是国内较早从事人力资源外包及相关服务,具备人力资源派遣和劳动保障事务代理资质的专业人力资源服务外包机构。

服务范围:人力资源派遣、业务流程外包、人力资源供应、管理咨询培训、劳动事务代理、员工后勤服务、学生实习管理、劳动法律法规政策咨询等。

OA选型过程:

还是在2005年的时候,因为业务发展的需要,公司的员工数量不断增长,部门也增多,办公自动化方面便提到日程上来。开始找了两家深圳本地的公司,目的是便于进行二次开发。两家公司分别做了演示,功能上只是涵盖了一般OA系统的组件,报价都在2-3万。

偶然在网上搜索到通达OA系统,了解到开发商中国兵器工业信息中心通达信科是中国兵器工业集团公司的下属企业,相信技术实力让人放心,另外当时完美服务版的报价只要7千多,服务方式也很适合公司的情况(公司有专门的网络管理员,实施和培训都可自行完成)。于是选择了通达OA。

目前通达OA的使用情况:

公司选择了通达OA系统后,实施还是经历了一个过程。大家采用手工方式办公已经习惯了,转型时期遇到了一定的阻力。我做为网管,采用了分模块分功能实施的方案。转瞬间7年过去了,至今OA通告里,还保留着我发布的实施OA相关功能模块的通知,做为通达OA的老用户,现在看来很是感慨。(见下图)

 

 

目前公司用到的模块有:个人事务、工作流、行政办公、知识管理、人力资源、交流园地、附件程序、系统管理等。没有用到的模块并非因为功能不适合公司的情况,而是相关部门没有提出需求,而负责信息化管理的部门没有责任和义务推动相关部门使用这些模块。这也许可以代表相当一部分企业的实施情况。其中,对于CRM管理,公司另有一套业务系统有相关模块。

信息发布

通知和新闻是公司最常用的功能模块,原来没上OA系统时,公司的通知都是打印出来,盖章后贴到各部门办公室的公告栏上,高成本低效率。实施了OA系统后,情况马上得到了改观。通告可瞬间到达,包括公司的分支机构,工作效率得到了提高。

通达OA的特色在于,OA通告的查阅情况一目了然,发布者随时检查通告的查阅情况。

另外,通达OA创新地采用了OA精灵客户端模式,所有的公司电脑开机后自动运行,省去了打开OA系统的步骤,重要通知也不会错过。

工作流

由于业务需要,工作需要用到的OA工作流较多。下面以两个工作流来做说明:

一、单次派遣员工需求流程

流程:

说明:此流程没有分支,较为简单,表单较为复杂,编辑较为费时。

二、合同审批流程:

流程:

说明:此流程为公司的合同审批流程,流程发起后,将合同原文做为附件上传,2至6步任何一步审核不通过都可退回流程发起人。

知识管理

通达OA的网络硬盘,有效地解决了公司的文件共享需求,可建立清晰的目录结构,文件信息一目了然。(见下页截图)

其它功能模块

通达OA的绩效考核模块,对于公司人力资源管理方面,实用性很大,公司已经多次使用此模块进行绩效考核。

 

产生的效益

公司采用了通达OA系统后,对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。具体表现在以下几方面:

一、整合了企业资源

1、通达OA系统将公司的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用。

2、资源整合,实现了各种资源的互相促进和增值,创造了企业发展的最优环境,促进了企业发展。

3、对人力资源、客户资源实现更加有效地控制和管理,保持了稳定的工作团队和客户关系。

4、有效积累公司优秀员工的知识、技能、经验、心得并向所有员工开放,使员工互相学习,快速提高业务水平,达到事半功倍的效果。

二、加快了信息流通

1、通过实施通达OA系统,公司下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员,无任何中间环节。

2、员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层,便于及时发现问题。

3、外地的员工或分支机构也可以时时保持和公司的沟通,保持紧密的联系。

4、所有员工都可以在第一时间知道公司的最新动态和政策,更加关注公司发展。

5、员工们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流,建立融洽的团队关系和企业文化。

三、规范了办公流程

1、通过实施通达OA系统,公司建立起了一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制。

2、使员工责任明确,权限分明,具体事务落实到人,查有所依,杜绝推脱、扯皮现象。

3、公司的办公流程变得规范、有序,效率大大提高,执行力大大提高。

4、彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真,保证正确、及时的反应。

5、领导层可以清晰、准确的了解员工对某一事件的倾向性以做出正确的决策。

6、离职员工无法带走自己的客户资源,避免人员流动给公司带来的客户流失的风险。

7、通过网络而不是麻烦的电话来询问项目进度,从而节省大量时间、精力和电话费。

8、领导层可以及时关注下属的工作动态,及时发现问题,不会因为疏漏而丢掉重要的订单或客户。

9、员工们每天都记录下当天的工作内容和心得,领导层可以直接查看、指导。

10、公司免去了打印、分发、打电话、找人等诸多困扰,节约纸张、人力等办公成本,将资源和精力、时间用于核心业务。

11、员工与员工、员工与领导之间可以方便、直接、充分的进行交流,通过正确的手段而不是凭个人交际能力来沟通。

通达OA融合了当前最流行的管理思想,即对工作流、信息流和知识管理的规范管理和增值利用,为我们提供了一个先进、高效的信息化工作平台。对管理层而言降低管理成本,提高管理力度;对员工而言,降低工作内耗,提高工作效率;对管理员而言,提供了有效的网络管理工具,减少了重复劳动。

最后,提出对通达OA的一点希望,建议加入一个数据容灾备份模块。目前公司的办公电脑上,有大量的重要数据,公司没有一个有效的备份机制来保护这些数据。仅凭手工备份无法解决问题。如果通达OA能整合自动备份功能,公司愿意付出合理的资金来购买此功能模块。