东莞市第二人民法院项目案例

作者:东莞市第二人民法院 袁雨

个人介绍

我从2009年开始在法院信息化办公室上班,我的工作是维护法院业务系统的正常工作,包括法院信息管理系统、省法院信息网、监控系统、网络系统、电话系统及远程会议系统等。我院从2011年末开始使用OA,到现在有半年多的时间。OA在工作上带给我们极大的便利。比如:在没有使用OA之前,我们院内的各种申请都需要提交纸质的材料给领导审批。用了OA之后,只需创建对应的工作流即可,极大地提高了我们的办公效率。

单位介绍:

单位名称:东莞市第二人民法院

成立时间:2009年1月

单位人数:300余人

单位简介:我院管辖东莞市长安、虎门、厚街、沙田、大朗、大岭山六镇的一审民商事案件、刑事案件、行政案件及执行案件等各类案件。辖区面积约占全市面积近30%。辖区内户籍人门口40万人,占全市户籍人口25%,另有外来暂住人口近200万人。

法院下设政工科、纪检监察室、办公室、研究室、机关服务中心、司法警察大队等六个综合部门,立案庭、刑庭、民一庭、民二庭、民三庭、民四庭、行政庭、审管办、执行局等九个业务部门以及虎门、厚街、大岭山、大朗等四个人民法庭。

核心业务:案件审判

照片:

OA选型过程

第一次见到OA是在深圳的一家法院,当时对方向我们介绍这款软件很实用,可以简化很多办公审批手续。以前我院办公室每天会接到很多来自各部门的申请。有时事情一多,安排经常会起冲突。知道OA有工作流以及即时通讯的功能,我院就找贵公司了解了详细情况,最后选择购买2011年的通达OA平台版以及配套的工作流手写签章组件,并缴纳了实施、培训维护费用。

目前通达OA的使用情况:

我院的通达OA使用了有近9个月的时间,共有300多人在使用。我们主要使用的模块有:即时通讯功能、工作流、邮件系统、消息管理、公告通知和投票等,目前使用情况良好。

通达OA功能与实际应用举例:

在使用通达OA之前,我们的即时通讯软件是用腾讯公司的腾讯通。后来发现腾讯通在发起超过200人的多人会议时经常出现掉线的情况,OA的即时通讯模块界面新颖,操作简单,使用稳定,在用过OA以后便没再使用腾讯通。不过我们在使用的时候也发现一些不足,比如OA创建即时通讯群组相对比较复杂,要进入导航—个人事务—消息管理---即时通讯群组管理—新建群才能添加。我建议把这个功能添加在聊天的界面会更方便。如果直接鼠标右击想添加的人员或者拖拽人名可以直接建群,操作将会变得更简单。

信息发布

我院的重要事件公布,现在都是在OA的公告通知上发布。每当有通知发布,每位同事的OA都会有提示。同时,大家也可以登录OA首页浏览各通知,查阅起来很方便。

工作流

1、会议申请安排

流程功能:简化了会议申请的流程,不再需要纸质化申请。

流程流转说明:部门人员提出会议申请,经各级领导审批,最后落实到会议负责人。

适用范围:全院人员。

表单:

流程图:

流程图说明:

(1)会议申请人发起申请,填好表格流转到2部门负责人审批。

(2)部门负责人同意后流转到3机关服务中心,不同意则回退给申请人。

(3)机关服务中心同意后,视情况决定是否报办公室审批。不需要则结束流程。需要报办公室则流转到4办公室审批。

(4)办公室同意后,视情况决定是否报院领导审批。不需要则结束流程。需要则流转到5报主管领导批示。

(5)流程结束后,系统会传阅给会议负责人。

2、固定资产申购

流程功能:简化了固定资产申购的流程,方便同事申请和领导审批。

流程流转说明:部门人员提出申请,经各级领导审批,最后落实到固定资产管理人。

适用范围:全院人员。

表单:

流程图:

流程图说明:

(1)由各部门内勤发起固定资产购买申请,填好表格流转到2部门负责人审批。

(2)部门负责人同意后流转到3固定资产管理员,不同意则回退给申请人。

(3)固定资产管理员视情况决定是否购买。不同意则退回。同意后流转到4,报办公室审批。

(4)办公室同意后,视情况决定是否报院领导审批。不需要则结束流程。需要则流转到5报院领导批示。

(5)流程结束后,系统会传阅给固定资产管理员,有固定资产管理员购买。

其它功能模块

内部邮件

在没有使用OA以前,我院内部传递电子文件基本是使用U盘拷贝,比较麻烦,尤其有文件要多人传阅的时候,非常浪费时间。使用OA以后,我们内部传递文件都开始使用电子邮箱。不仅方便快捷,而且查找方便。

投票功能

我院经常会有优秀部门评选或优秀法官评选的活动。需要全院的同事参与投票。以前投票我们是每位同事发一张投票单,大家在上面写自己支持的部门或法官。最后由有关部门负责统计。操作起来比较费时间。在使用OA的投票功能以后,我们只需新建一个投票,按实际情况编辑好,再面向全院同事发布即可。在投票结束以后,系统会自动生成投票结果,并能直接导出EXCEL表格,极大的提高了我们的办事效率。

从我院目前OA的使用情况来看,“工作流”和“OA精灵”的即时通讯功能,是最常用的两个模块。工作流可以根据实际情况自由创建,不仅让同事在提出各种申请的时候更为便捷,而且也给领导审批带来了方便。管理员也可对所有的工作流程实时跟踪。界面简单,操作方便。OA精灵的即时通讯功能使用也很方便,创建多人会话也不会出现延时和掉线的情况,使用稳定,极大地提高了我们的工作效率。