苏州市契税征收管理所项目案例

作者:作者:苏州市契税征收管理所 许峰

       “我有一个梦,我要让我们单位实现真正的无纸化运转”,曾几何时,这一简单的想法站满了我的脑海。这一看似简单,实则又十分繁复的要求一直支配着我的行动。
       我们是从事契税征收的部门,始建于1992年,人员从原来的4人增加到了14人,伴随着房地产市场的起起落落,我们也经过了风风雨雨,办理的业务量与昔日不可同日而语,在1999年实施机开票以后,工作压力陡然减轻不少,使得初尝甜头的我们坚定了深化信息化建设的信心和决心。
       随着人员的增加、业务范围的扩大,涉税事项也日益复杂,再加上征收点的逐渐增多,由于政策信息的不统一、执行标准的不规范造成纳税人投诉、内部人抱怨的事项也时有发生,作为管理者也把有限的精力分摊到了解决矛盾的一类事情上,工作效率又开始出现下滑的迹象,虽说“好记性不如赖笔头”,有些事情可以通过备忘录形式记录,但都是各自为政,一遇到人员轮岗或者调动,事情、标准又会出现反复,不胜其烦。如何使得信息公开、统一、规范以及涉及的相关管理管理问题能够得到有效解决,放在了我所领导的面前,所领导做出要重视、要改进的指示,作为解决这一问题的我们首当其责,这时真可谓“有条件要上,没条件,创造条件也要上”虽然不是学计算机专业的但凭着对计算机技术的兴趣以及“世上无难事只怕有心人”信条的执著,我们开始了摸索。
        如此算来,我们也经历了两个阶段,第一阶段,通过设立静态的内部网页实现信息的统一,使用FrontPage进行网页编辑,使用IIS功能实现局域网的网页浏览,那是一个十分粗糙的产品,但却也解决了信息不能及时传递到位的问题,我们把信息按照分类进行了汇总并进行展示,但是内部人员的沟通和互动单凭这一系统是无法解决的,我们当时还挖掘了利用局域网的“message”功能敲打命令发送信息功能,命令至今还记得“net send * xxxxx”,如今想来也是十分有趣。
       靠着房地产的发展,契税征收额逐步增大,契税也日益受到上级部门的重视,特别是以信息化为抓手,如何规范征收成为重点关注的内容。有一次,到银行单位的朋友那里去玩,偶然发现了他们内部业务流转系统,觉得什么都好,材料提交、业务会办、领导审批等一应俱全,而且还可以实时通讯,刹那间,我觉得我们今后的系统也应该如此,而且这一系统也应成为我们今后无纸化办公的基础平台,于是具体的目标又浮现在我的眼前,因此如何落实,又成为我追求的新目标,第二阶段的序幕由此展开。
       虽然和诸多的类似ERP软件程序有过几面之缘,但都是以企业为主,政务这一块还不是了解的特别多,我们决定两只脚走路,一方面以自己的需求为出发点,来委托定制业务系统,另一方面按照了解的程序进行改造,以适合自己的需求。但实际执行下来,觉得很累,一张白纸如何使得其能囊括现有的所有内容,而且还要规范、可行,没有点时间、功夫都是泛泛而谈,行将打退堂鼓、心灰意冷之时,在偶然之际,看见有一款叫OA的软件广告吸引了我,点击转到主页后,正好看到有免费的全功能版—精英版—可下载使用,我先看了一下用户群,有企业的,但也有政府部门的,不错抱着试试看的心态下载安装了一个,心想反正不行的话就删了,这也不是第一次了。不想,这一试,就改变了我们全所的面貌。
       首先觉得这个软件安装及其简单,嗖嗖几下子就好了,不要先装这再装哪,最后还要启动哪里,最终是只要和这台机器联网的终端输入IP地址就可以登录了,十分适合我们这种计算机水平不高的操作人员要求。其次界面清晰,功能划分齐全,集成了包括内部电子邮件、短信息、公告通知、个人考勤、日程安排、工作日志、通讯簿、工作流、公告通知管理、投票管理、考勤管理、工作计划、工资上报、绩效考核、会议管理、车辆管理、图书管理、网络会议、讨论区、文件柜、网络硬盘、系统日志、法律法规查询等40余个极具实用价值的功能模块,基本涵盖了所内事务的各个方面,有些还是我们想都没有想到的内容,看一下就省了我们不少心思,特别是在界面分布上,这边可以显示实时内容,那边可以展示特殊要求,将所有个性和共性的业务在统一的平台上得到了展示而且通过实时交流,解决了多点征收中保证口径统一、及时沟通等问题。
       甫一展示,同事们都怀着好奇的心态,这边点点,那边弄弄,我给你发个消息,你给我来个邮件,很是热闹,看着他们我心里也是美滋滋的。但工作毕竟不是游戏,象我们从事的工种也不能就此因为这而选定它,于是我开始了进一步的挖掘,说到这我自己都觉得充满了自豪感和成就感,那些日子简直是没日没夜的钻进这套系统中,工作时想、锻炼中想,晚上睡觉竟然也失眠,还在想,居然一点也不觉得累,结果我就结合自己单位的实际开发出了很多的功能,包括考勤考核系统得设定中,大到年终考核的德、能、勤、绩四方面具体项目可以设定分别考评和投票,小到上下班、请假外出登记等均可以得到实现,别看功能都有,充实好内容也不是件小事情。特别是工作流模块,那是相当的实用,我开发出了包括对外的外出查勘流程、国土局联系单信息登记流程、商品房核价流程等、对内的收发文流程、办公用品申领流程等,这些流程在工作方面给了大家无数的便捷,也给工作带来了规范的气象和额外的税源。
       套用一句广告语,大家好才是真的好。我可以真的说是把OA当作自己的小孩一样看待,但群众的态度十分关键,领导的意见也是决定性的,所以在决定是否采购的过程中,我充分利用了软件的长时间免费条件,利用设计的适合单位的流程和设置,先在全所范围进行广泛的使用,让大家率先进入熟悉的过程,培养其使用习惯,若以后推行就减少了适应时间,若不推行大家觉得可有可无也不要紧,在试用了半年左右后我利用投票功能征询了一下大家意见,反对意见为零,再进一步推行了两个月,结果仍为零,这下一下子就证明了这套软件的推行以基本到了水到渠成的地步,结合大家的力量和我的专业介绍,所领导欣然提笔签下了“同意采购”字样,大功告成,网络智能办公系统成为当年我们重点推出的应用系统!
       采购后我们趁热打铁,进一步的组织培训,加上大家前面的自己挖掘,培训效果十分良好,我们领导感叹说,以前觉得这种培训没什么意思,现在看来是太有必要,指示我们要利用好这套软件。我们随后又进行软件功能的深挖掘,使相关的征收工作流程实现规范化、制度化,现在已离不开这套软件,上班第一件事情就是开机考勤登记,随后才进行业务操作下班也是如此,所以有个通知、信息什么的,基本都是从OA系统走,使用OA已成为一种习惯,工作流方面,我特别要提到我设计的商品房核价流程,根据有关法规制定的该流程从首先告知需要提供的材料开始,到统计并核定其上手完税情况和售价水平,最后公告最终结果,一气呵成,单单这一设计就为我所补收税款达到100余万元,大大显示出了软件和业务结合后的巨大效力。
       此外,我还利用一切机会在宣传我们这套系统,例如在上报我们上级单位的金点子奖时我们提到了它,在省里推广经验时我们也提到了它,好多家表示了兴趣,这不,我们常州的同行也采购了一套,以后就更有共同的语言了。这样做一是让大家分享的同时犒劳一下自己,付出的有点回报,二是觉得这套软件也适合实际,可以提高大家的工作效率,也算共同进步吧。其实我觉得最为关键的是该软件的开放性,可以根据单位的实际自行设计改进,真正实现流转电子化,对提升我所的业务操作规范能力起到了积极的促进作用。通过推行这套系统,结合原有的内部静态信息公示系统,形成了互为补充的完整流转信息应用系统,以网络协作办公系统为主,实时动态反映契税征收管理情况,静态信息公示系统主要作为资料备查及再备份功能为主,保证信息的汇总存储查询。应该说我们单位这种做法,在苏南地区同行业来说也是名列前茅的,我总结了一下这套系统部署的感受:
       1、应寻求支持,密切配合,没有领导的支持和同事们的认可,一切都是空谈,推行起来也是比较困难;
       2、应切合实际,因地制宜,系统不要假大空,适合自己才是最好的,企业有企业的特点,政务有政务的要求,单位自身更是有自己的特殊性,觅得软件的过程也是梳理管理方法的过程,偶然中存在着必然;
       3、应严谨规划,稳妥推进,功能多而复杂需要操作人员付出时间和精力,适应后才能慢慢推进部署;
       4、应以人为本,符合操作,再好的软件也要符合大家的习惯,只有“人剑合一”方能“一招制敌”;
       5、应加强培训,防止空转,形势在变化,也要因地制宜,在保证正常业务的开展过程中培训也要实时跟上,答疑解惑也好,共同探讨也罢就是要利用好这套系统为大家服务。
      经过这么一两年的使用,基本可以说是驾轻就熟,因为亲身经历,写这篇文章也是一气呵成,充满了自豪感,所以写得也有点罗嗦,但确实是有感而发,同时在最近加入了QQ客户群后,更是觉得又有一片广阔的天空呈现在面前,更加觉得有学习的必要,但我们这种非专业人士看到那么多新鲜而又陌生的术语既感到羡慕又感到无奈,要趟这片水还觉得比较深,遨游这片知识的海洋还觉得有点累,特别是工作流中自行开发有关模块的设定等功能,希望通达能够多多关注呼声,给我们客户可以进行有效的分类,统计一下客户个性的需求和共性的需求,能够加大培训交流的机会共同挖掘深层次的功能。
        所以回顾以往,千言万语汇成一句话,感谢那一次不经意的点击,感谢通达OA,我的梦想已初步达到,正是“众里寻她千百度,蓦然回首,那人却在灯火阑珊处”。