广东省新兴县公路局项目案例

作者:作者:广东省新兴县公路局 梁志烨

       老实说,成立信息化管理小组的时候,我还没接触过任何的自动化办公系统。连市场上存在什么软件都不清楚。在购买办公软件之前,我们做了如下的需求分析:我们局人口较多,股室较多,纸质文件传送所需时间较长,而很多文件都是有时效性的,有的甚至是督办文件。班子成员传阅的时候,有时适逢忙或是出差,文件就被搁置,而相关职能股室要依照文件精神相应地开展工作的。同时我局人员年龄结构跨度大,接受能力存在较大差异。行政上的决定、人人能上,人人会用的办公系统才是好系统。分管领导作出了这样的指示。
        上百度搜索了一下,办公自动化软件真不少,我们试用了很多公司的办公软件,比较来比较去,还是不满意。为难的时候,同行向我推荐了通达软件。于是从通达网站下载了试用,初一接触,就被通达简洁的界面所吸引。信息管理小组的成员一致认为,无须花巧,实用就好。通达公司方面由我接触的,无论是北京公司或是深圳公司的工作人员,都给我留下了很好的印象。在综合比较几套办公软件的性价比,可操作性,实施难易程度后,信息管理小组一致决定选择使用通达软件。
        软件买了回来,安装和设置就由我来负责。我也是第一次接触办公软件。摸着石头过河,根据通达软件的说明书,边学边用,边看边实施,碰到不明白的地方就请教通达的技术员。通达的技术支持所问必答,答必详细,令我在实施的过程中走少了很多的弯路,在这个过程中,我感觉通达的售后是热情的、贴心的、负责的。当初买软件的时候,我们就很注重售后服务,这一次我们没看走眼。
       我们08年底完成设置和调试,09年投入使用,经过一次集中演示,绝大多数用户都会使用。虽然只使用了一段时间,通达系统的效果已经体现出来了:一、随时随地办公,有了通达,不分时段,不分区域,有网络的地方就能办公。二、公文流转便捷,大大提高了办事效率,没有通达软件的时候,传送文件都是一个办公室一个办公室地跑,这个领导看了,就送另一个领导看,碰巧领导忙或是出差了,文件就压住了,传达不了,而相关的部门要依照文件办事。现在可以同步进行,一份文件可以同时给所有的班子成员和相关股室看,大幅减少了传送时间,从根本上提高了办事效率。三、沟通更充分。现在很多同事都用办公软件自带的短消息和内部邮件交流。每天第一时间打开办公系统,看看有什么工作任务。同时做好自己的工作安排,已成了必不可少的程序。
      通达OA投入使用了半个月,各个方面反馈来的信息都很好。政令畅通,真意传达,我们的信息化之路逐步开展。综合各个方面的意见和我本人在使用过程所遇到的问题,希望以下几点能得到加强:一、强化档案管理和工作流之间的联系。在工作流登记文件的时候就把文件按档案管理的要求录入档案。同时实行档案分级管理和借阅管理。用户可以查阅文件,对于没有权限的用户只能看到文件名,不能看文件的内容,如有需要查阅,必须申请。同时,一个流程执行完后,能自动归档。二、网络视频会议进一步加强,增加用户数量。三、为更好地管理,禁止用户多次登陆和同一帐号异地同时登陆。
       以上是本人在使用通达OA过程中积累的一点经验,希望能给正要使用和正在使用通达OA的同行人一点借鉴!